私が情報管理をするのにEvernoteを使う5つの理由

皆さんは、どのような方法で日々得られる情報を管理していますか？

何かがあるたびにノートに記録する人。クリアファイル等を使用して、紙で保管している人。ワードやエクセル等を使用してPC内にファイルとして保存している人。DropboxやGoogleドライブなどクラウドサービスを使用している人。

私もこれまで多くの方法を使って情報を管理していきました。しかも、自分なりに工夫をしてその時々で最適な方法を見つけてきました。しかし、どの方法も最終的には別の方法を探る運命を辿ります。やっぱり、100%満足していないからだと思いますが…。

そんな私がEvernoteを使用してから、情報管理に関しては、Evernote一択です。もうおそらく変えることはないでしょう。サービスが終了となれば話は別ですが、そういうことがない限り、おそらくずっと使い続けます。(サービスが終了しないことを祈るばかり)今日は、そんな私が情報管理をするのにEvernoteを使用する理由を紹介します。

テキスト、写真、画像、音声、Excelやワードなどのファイル、PDFなど基本的にどんなものでも保存することが可能です。Evernoteでは、ひとつのノートにいくつもの形式のものを保存することが可能です。もちろん別々に保存することも可能です。ひとつのノートに様々な形式のファイルを保存できるため、例えば私は、論文PDF保存し、何か気になったことや記録しておきたいことがあれば、そのままノートにテキストを打ち込みます。また名刺をスキャンして、デジタル化すると名刺用の表示形式に自動的に変換してくれるため、名刺の管理などにも使えます。

インターネット上にある情報をブラウザからEvernoteに保存することができます。いわゆる"あとで読む系"の機能として使用できます。保存するときに分類分けやタグ付け、テキスト入力も可能。またページ全体を表示をそのままに保存することも可能ですし、簡易的な表示でテキストや画像だけの保存も可能。さらにブックマーク(URLとちょっとした内容)や特定のページ(G-mailなど)に特化した形式で保存することも可能。

何か探したいことがあれば、検索機能を使用すればすぐにその情報にアクセスすることができます。プランによっては、PDFやOffice文書の中身まで検索してくれます。ノートを作成するときに分類分け(Evernoteではノートブックという)やタグ付けをしておけが、絞り込みで検索することも可能です。私の場合は、タブ付けは積極的にしますが、分類分けはそこまで細かく行いません。というのも、分類分けを細かくすると、必ず複数の分類に重複するものが出てくるからです。ノートをコピーし、複数の分類に入れることも可能ですが、はっきり言って無駄な作業。それならタグ付けをしたり、検索したりする方が効率的です。

ノートごとにコンテキストと呼ばれるものがノート下部に表示されます。(プランによる)　コンテキストとは、自分の作成した過去のノート、日経オンラインの記事などで今開いているノートと関連した内容のものです。これが私にとって非常に良い機能で、関連のノートが表示されることで、過去を振り返ることができたり、あるいは今の情報と過去や関連した情報を結びつけ新しいアイデアにつなげるなど、私の知的な作業にとっては非常に重要な機能です。ただ表示されるコンテキスト量が少ないのが残念なところ。

現在、私は自宅および職場のPC、スマホやタブレットにEvernoteを入れています。それら端末からいつでもアクセスでき、いつども同期されています。気になることがあれば、いつでも検索し、メモしたいことがあれば、いつでも新しいノートを作成できます。入力するのが面倒なた音声入力も可能です。外出先で自分以外の端末でもWeb版を使用すれば、自分のノートにアクセスすることができます。

私が情報管理をするのにEvernoteを使用する理由を簡単に紹介しました。Evernoteに関しては、まだまだたくさん書きたいことがあります。それくらいEvernoteにどっぷりとはまっています。これがないともう何もできないくらいに。今回は、書きませんでしたが、共有機能も非常に便利です。同じプロジェクトに取り組む同僚や友人とノートを共有することで、新しい発見に繋がりますので、非常にオススメです。